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| Docencia | Autor |
Mas sobre los campos de las tablas
Usted puede controlar además del tipo de dato, como se capturarán los datos que se van a guardar en la tabla. Por ejemplo, si usted pide una fecha, validar que sea entre un rango de fechas determinado, o si pide un precio este sea por encima de cero, o si pide el valor de un sueldo este sea por encima del salario mínimo mensual vigente. Las posibilidades que ofrece Microsoft Access son diversas.
Veamos unas cuantas:
1. El campo de tipo autonumérico no requiere que el usuario digite algo en este. Útil para llaves primarias o claves principales
2. Usted puede decidir como se comporta ese campo, si se autoincrementa o genera números aleatorios.
3. También decide como se presenta ese campo al usuario
4. El indexado significa que Microsoft Access (y otros motores de bases de datos) le haga un tratamiento especial que acelera las consultas y búsquedas. Pero como todo hay un precio a pagar: se hace mas lento el actualizar o ingresar nuevos registros.
5. El valor predeterminado significa que cuando cree un nuevo registro, Access automáticamente le coloca ese valor (aunque usted puede cambiarlo).
6. En campos de tipo texto usted puede decidir que no se permita datos de longitud cero
7. Cuando un campo es Si/No, en el momento de crear/modificar un registro se muestra una caja de chequeo, si esta tiene un "chulo" significa que Si, en caso contrario significa que No.
8. En los campos numéricos y de fecha es útil validar el dato de entrada y personalizar el mensaje de error. Por ejemplo en "Regla de Validación" coloqué "> 1000" que significa que solo aceptará valores mayores de 1000 y añado el texto que saldrá si el usuario digita algo erróneo.
Y esto sucederá si coloca un dato equivocado
Si se pide un valor entre 1000Mhz y 2500Mhz entonces escribe usando esta sintaxis
[NombreCampoTabla]>1000 Y [NombreCampoTabla]<2500
9. Los campos tipo OLE albergan datos de diversas fuentes como un documento de Microsoft Word o Microsoft Excel. Solo debe definir que el campo es de tipo OLE y en el momento de ingresar datos a ese campo debe ir por la opción Insertar -> Objeto...
Al añadir un dato en un campo OLE vaya por Insertar -> Objeto...
10. Los tipos de campos en Microsoft Access 2003 en detalle son
| Tipo | Descripción | Espacio | |
| Texto | (Predeterminado) Texto o combinaciones de texto y números, así como números que no requieran cálculos, como los números de teléfono. | Hasta 255 caracteres o la longitud que indique la propiedad Tamaño del campo (el menor de los dos valores). Microsoft Access no reserva espacio para la parte que no se utiliza de un campo de texto. | |
| Memo | Texto extenso, o combinación extensa de texto y números. | Hasta 65.535 caracteres. (Si el campo se manipula a través de DAO y sólo se va a almacenar en él texto y números [no datos binarios], el tamaño está limitado por el de la base de datos). | |
| Numérico | Datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Para obtener más información sobre la forma de establecer un tipo numérico específico, vea el tema de la propiedad Tamaño del campo. | 1, 2, 4 u 8 bytes (16 bytes si el valor de la propiedad Tamaño del campo es Id. de réplica). | |
| Fecha/Hora | Valores de fecha y hora para los años del 100 al 9999. | 8 bytes. | |
| Currency | Valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo. | 8 bytes. | |
| Autonumérico | Número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumérico no se pueden actualizar. Si desea más información, vea el tema de la propiedad Nuevos valores. | 4 bytes (16 bytes si el valor de la propiedad Tamaño del campo es Id. la réplica). | |
| Sí/No | Valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado). | 1 bit. | |
| Objeto OLE | Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios) vinculado o incrustado en una tabla de Microsoft Access. | Hasta 1 gigabyte (limitado por el espacio disponible en disco) | |
| Hipervínculo |
| Cada una de las tres partes del tipo de datos hipervínculo puede contener hasta 2048 caracteres. | |
| Asistente para búsquedas | Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opción se inicia el Asistente para búsquedas, que crea un campo de búsqueda. Al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basándose en los valores seleccionados en él. | Tamaño igual al del campo clave principal utilizado para realizar la búsqueda (habitualmente 4 bytes). |
Los campos de tipo Memo, Hipervínculo y Objeto OLE no se pueden indizar.
Precaución Cambiar el tipo de datos de un campo después de haber introducido datos en una tabla puede provocar un largo proceso de conversión de datos al guardar la tabla. Si el tipo de datos de un campo está en conflicto con el valor de la propiedad Tipo de datos cambiada es posible que se pierdan algunos datos.
Ejercicio:
Crear esta nueva tabla de películas
| Código | Nombre Película | ¿Alquilada? Si/No | Género | Duración (minutos) | Limitante de Edad | # DVD | Idioma hablado | Idioma subtitulado | Color o Blanco y Negro | Fecha Adquisición | Director | Productora | País de Origen | Página Web | Protagonistas | Fecha de Producción | Calificación | Sinapsis |
I. Diseño de la tabla
Todos los campos deben tener el atributo "Título" diligenciado.
Todos los campos deben tener una descripción diligenciada.
Todos los nombres de los campos y el nombre de la tabla deben tener mínimo cinco(5) letras, sin espacios, sin Ñs y sin tildes.
Todos los campos (excepto los de Fecha, Si/No, OLE) deben tener valor predeterminado
Código sea autonumérico e indexado (sin duplicados)
Nombre de película sea requerido y no debe ser de longitud cero.
¿Alquilada? sea campo Si/No
Género sea un solo caracter
Duración en minutos tenga límite mínimo de 10 minutos
Limitante de Edad sea mínimo de 5 años
# de DVD sea mayor o igual a cero
Director tenga etiquetas inteligentes
Fecha de Adquisición sea superior al 01 de Enero de 2004
Que página web sea un hipervínculo
Que protagonistas sea campo tipo Memo
Que calificación sea numérica y esté entre 1 y 10
Que sinapsis sea campo tipo OLE
II. Llenar con mínimo 7 registros.
III. Crear dos(2) formularios distintos para la tabla
IV. Comprimir la base de datos